Formation IA & Automatisation Sharepoint pour les utilisateurs des entreprises de Nice

Transformez votre saisie documentaire grâce à l’ extraction intelligente de données et à une GED pilotée par SharePoint. Optimisez la gestion documentaire de votre entreprise en confiant le traitement des factures et autres documents à l’Intelligence Artificielle. 

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Automatisez le traitement de vos factures et documents grâce à l'Intelligence Artificielle

Vos équipes passent des heures à saisir manuellement les données des factures fournisseurs, bons de commande ou contrats reçus par email ? Les documents s’accumulent dans les boîtes mail sans être classés, traités ou archivés correctement ? Il est temps d’automatiser ce processus chronophage grâce à l’Intelligence Artificielle et aux capacités d’automatisation de Microsoft 365.

Adigit, organisme de formation certifié Qualiopi et expert Microsoft, vous propose une formation avancée pour déployer une GED intelligente et automatisée capable d’extraire automatiquement les informations clés de vos documents, de les classer dans SharePoint et de déclencher les processus métiers appropriés, le tout sans intervention humaine.

Cette formation s’adresse aux entreprises de la région PACA souhaitant franchir un cap dans leur transformation digitale en automatisant la gestion documentaire grâce à l’IA. Nous intervenons directement dans vos locaux à Nice et dans toute la région Provence-Alpes-Côte d’Azur (Antibes-Sophia Antipolis, Cannes, Marseille, Aix-en-Provence, Toulon, Monaco).

CEO avec Salaries réfléchissant a un projet Sharepoint dans une Start Up a Marseille

À qui s'adresse cette formation ?

  • Cette formation s’adresse aux professionnels techniques et chefs de projet souhaitant déployer des solutions d’automatisation documentaire intelligentes :

    • Responsables informatiques et DSI pilotant des projets d’automatisation documentaire
    • Administrateurs Microsoft 365 et SharePoint souhaitant intégrer l’IA dans leurs processus
    • Experts Power Platform (Power Automate, Power Apps) voulant exploiter AI Builder
    • Chefs de projet transformation digitale en charge de l’optimisation des processus
    • Responsables comptabilité et contrôle de gestion automatisant le traitement des factures
    • Consultants Microsoft 365 accompagnant leurs clients sur ces sujets
    • Développeurs citizen developers créant des solutions métier automatisées

Prérequis :

CEO utilisant Sharepoint a Marseille

Objectifs pédagogiques

À l’issue de cette formation, vos collaborateurs seront capables de :

✅ Concevoir et déployer une solution complète d’extraction intelligente de données documentaires
✅ Utiliser AI Builder pour créer des modèles d’IA d’extraction de données (OCR, formulaires, entités)
✅ Automatiser la réception et le traitement des emails contenant des pièces jointes (factures, devis, etc.)
✅ Extraire automatiquement les données structurées depuis des documents (montants, dates, références, fournisseurs)
✅ Classer et archiver automatiquement les documents dans SharePoint avec les bonnes métadonnées
✅ Déclencher des workflows métiers selon le type de document et les données extraites
✅ Gérer les exceptions et mettre en place des processus de validation humaine si nécessaire
✅ Mesurer le ROI et optimiser les processus d’automatisation déployés
✅ Former et accompagner les utilisateurs finaux à l’utilisation du système automatisé

Résultat concret : un système complet et opérationnel d’extraction intelligente de données, réduisant de 80% le temps de traitement manuel des documents et éliminant les erreurs de saisie.

Eleve posant une question dans une formation Sharepoint a Nice

Programme détaillé de formation

Comprendre les enjeux, les technologies et les cas d’usage de l’IA documentaire

L’automatisation documentaire par l’IA représente une révolution pour les entreprises submergées par les flux de documents. Ce module pose les bases conceptuelles et technologiques nécessaires.

Enjeux de l’automatisation documentaire :

  • Coûts cachés du traitement manuel : temps, erreurs, retards
  • ROI de l’automatisation : études de cas et chiffres clés
  • Processus documentaires automatisables dans l’entreprise
  • Vision cible : de la GED passive à la GED intelligente et proactive

Technologies Microsoft impliquées :

  • AI Builder : la plateforme d’IA de Microsoft intégrée à Power Platform
  • Power Automate : orchestration des workflows automatisés
  • SharePoint Online : stockage centralisé et GED structurée
  • Microsoft 365 : sources de documents (Exchange, Teams, etc.)
  • Azure Cognitive Services : services IA sous-jacents

Licences et prérequis techniques :

  • Licences Microsoft 365 compatibles (E3, E5, ou Power Automate Premium)
  • Crédits AI Builder : fonctionnement et consommation
  • Environnements Power Platform et Dataverse
  • Permissions nécessaires pour créer des flux et des modèles IA

Cas d’usage métiers :

  • Traitement automatique des factures fournisseurs (AP Automation)
  • Extraction de bons de commande clients
  • Gestion des contrats et signatures électroniques
  • Traitement de formulaires administratifs (RH, réclamations)
  • Classification et archivage automatiques de documents légaux

Architecture de la solution :

  • Vue d’ensemble du flux de données : Email → IA → SharePoint → Workflow
  • Schéma d’architecture technique
  • Points d’intégration avec les systèmes existants (ERP, CRM)

Bénéfices pratiques : vision claire du potentiel de l’IA documentaire, compréhension de l’écosystème technologique Microsoft et identification des cas d’usage prioritaires pour votre entreprise.

Créer et entraîner des modèles d’IA pour extraire les informations de vos documents

AI Builder est le cœur de la solution d’extraction intelligente. Ce module explore en profondeur ses capacités d’OCR, d’extraction de formulaires et de détection d’entités.

Découvrir AI Builder :

  • Interface et accès à AI Builder dans Power Automate
  • Types de modèles disponibles : prédéfinis vs personnalisés
  • Crédits AI Builder : tarification et optimisation de la consommation
  • Environnements et Dataverse : où sont stockés les modèles

Modèle « Extraction d’informations de formulaires » (Form Processing) :

  • Principe de fonctionnement : OCR + Machine Learning
  • Créer un modèle d’extraction personnalisé pour les factures
  • Sélectionner et télécharger des documents d’entraînement (5 à 15 factures)
  • Taguer les champs à extraire : N° facture, date, montant HT, TVA, TTC, fournisseur, etc.
  • Entraîner le modèle et évaluer ses performances
  • Tester le modèle sur de nouveaux documents
  • Améliorer la précision : ajouter des documents, ré-entraîner
  • Publier le modèle pour l’utiliser dans Power Automate

Modèle « Reconnaissance de texte » (Text Recognition/OCR) :

  • OCR simple pour extraire tout le texte d’un document image ou PDF
  • Cas d’usage : extraire du texte depuis des factures scannées
  • Utilisation combinée avec d’autres modèles

Modèle « Extraction d’entités » (Entity Extraction) :

  • Extraire automatiquement des entités nommées : noms, dates, montants, emails
  • Utiliser les modèles pré-entraînés pour détecter des informations courantes
  • Créer un modèle personnalisé pour des entités métier spécifiques

Modèle « Détection de catégories de texte » (Category Classification) :

  • Classifier automatiquement les documents par type (facture, devis, contrat, etc.)
  • Entraîner un modèle de classification avec vos propres catégories
  • Utiliser la classification pour router intelligemment les documents

Modèle pré-entraîné « Traitement de factures » :

  • Utiliser le modèle de factures pré-entraîné de Microsoft
  • Champs extraits automatiquement sans entraînement
  • Limites et quand utiliser un modèle personnalisé

Bonnes pratiques d’entraînement :

  • Qualité des documents d’entraînement : diversité, lisibilité
  • Nombre optimal de documents pour un bon modèle (5-50 selon complexité)
  • Gérer les variantes de format (différents fournisseurs, langues)
  • Tests et validation : évaluer la précision du modèle
  • Maintenance : ré-entraîner régulièrement avec de nouveaux exemples

Exercice pratique guidé :

  • Création d’un modèle d’extraction de factures fournisseurs de A à Z
  • Entraînement sur 10 factures réelles fournies par les participants
  • Test sur de nouvelles factures
  • Publication du modèle

Bénéfices pratiques : maîtrise complète d’AI Builder, capacité à créer des modèles d’extraction personnalisés adaptés aux documents de votre entreprise et autonomie dans l’entraînement et l’optimisation des modèles.

Créer des workflows complets de traitement automatique des documents

Une fois les modèles IA créés, Power Automate orchestre l’ensemble du processus : réception, extraction, classification, stockage et déclenchement des processus métiers.

Architecture du flux complet :

  • Vue d’ensemble du workflow : déclencheur → extraction → décision → action
  • Déclencheurs possibles : nouvel email, fichier ajouté, formulaire soumis
  • Actions AI Builder dans Power Automate
  • Gestion des erreurs et exceptions

Scénario 1 : Traitement automatique des factures reçues par email

Étape 1 – Déclencheur email :

  • Déclencher le flux à l’arrivée d’un email sur une boîte partagée (ex: [email protected])
  • Filtrer selon l’objet, l’expéditeur ou les pièces jointes
  • Récupérer les pièces jointes (PDF)

Étape 2 – Extraction des données avec AI Builder :

  • Utiliser le modèle AI Builder créé précédemment
  • Passer le fichier PDF au modèle d’extraction
  • Récupérer les données structurées : date, montant, fournisseur, N° facture, etc.

Étape 3 – Validation et enrichissement des données :

  • Vérifier la confiance (confidence score) de chaque donnée extraite
  • Si confiance < 80% : envoyer pour validation humaine
  • Normaliser les formats (dates, montants)
  • Rechercher le fournisseur dans une liste SharePoint référentiel
  • Générer automatiquement le nom de fichier selon convention (ex: FAC_FOURNISSEUR_DATE_NUMERO.pdf)

Étape 4 – Stockage dans SharePoint :

  • Créer ou mettre à jour l’élément dans la bibliothèque SharePoint « Factures »
  • Remplir automatiquement les métadonnées : Type de document, Fournisseur, Date, Montant, Statut
  • Uploader le PDF original
  • Appliquer les permissions selon le département concerné

Étape 5 – Déclenchement du workflow métier :

  • Si montant > 5000€ : envoyer pour approbation Direction
  • Si montant < 5000€ : envoyer pour approbation Manager
  • Créer une tâche dans Planner pour le service comptabilité
  • Notifier via Teams le responsable concerné
  • Envoyer un email de confirmation au fournisseur

Étape 6 – Gestion des exceptions :

  • Si extraction échoue : notification à l’administrateur
  • Si fournisseur inconnu : créer une demande de référencement
  • Si doublon détecté : alerte et demande de vérification

Scénario 2 : Classification et archivage automatiques multi-types

  • Réception de différents types de documents (factures, devis, contrats, PV)
  • Classification automatique via AI Builder
  • Routage vers la bonne bibliothèque SharePoint selon le type
  • Application des métadonnées et workflows spécifiques à chaque type

Scénario 3 : Extraction depuis formulaires scannés

  • Traitement de formulaires administratifs RH (demandes de congés, notes de frais)
  • OCR du formulaire scanné
  • Extraction des champs
  • Création automatique d’un élément dans une liste SharePoint
  • Notification au manager pour approbation

Gestion avancée des workflows :

  • Boucles et itérations : traiter plusieurs pièces jointes
  • Conditions multiples et branchements complexes
  • Parallélisation : extraction + classification simultanées
  • Variables et expressions pour manipuler les données
  • Try-Catch : gestion robuste des erreurs
  • Historique et journalisation : tracer toutes les opérations

Optimisation des performances :

  • Réduire le nombre d’actions pour accélérer le flux
  • Utiliser les actions en lot (batch) quand possible
  • Limiter les appels AI Builder pour économiser les crédits
  • Désactiver la concurrence si nécessaire

Exercice pratique guidé :

  • Création complète d’un flux de traitement automatique de factures
  • Configuration du déclencheur email
  • Intégration du modèle AI Builder
  • Logique conditionnelle selon les données extraites
  • Stockage dans SharePoint avec métadonnées
  • Tests en conditions réelles

Bénéfices pratiques : autonomie complète pour créer des workflows d’automatisation documentaire complexes, intégration maîtrisée d’AI Builder dans Power Automate et capacité à gérer les cas métiers réels avec toutes leurs subtilités.

Structurer SharePoint pour accueillir efficacement les documents automatisés

Pour que la GED automatisée fonctionne parfaitement, SharePoint doit être configuré avec une structure adaptée : métadonnées intelligentes, vues optimisées et permissions granulaires.

Architecture SharePoint pour l’automatisation :

  • Bibliothèques dédiées par type de document (Factures, Devis, Contrats)
  • Organisation : une bibliothèque vs multiples bibliothèques
  • Nommage et conventions de structure

Types de contenu spécifiques :

  • Créer un type de contenu « Facture Fournisseur »
  • Métadonnées associées : Fournisseur, Date facture, Montant HT, TVA, Montant TTC, Numéro facture, Statut validation, Date échéance
  • Types de contenu pour chaque processus automatisé

Colonnes et métadonnées intelligentes :

  • Créer toutes les colonnes nécessaires à l’automatisation
  • Types de colonnes : Choix (pour les statuts), Personne (pour les approbateurs), Date, Nombre, Recherche
  • Colonnes calculées : calcul automatique du TTC à partir du HT et TVA
  • Colonnes obligatoires vs facultatives
  • Valeurs par défaut : statut « En attente de traitement »

Colonnes de recherche (Lookup) :

  • Créer une liste « Référentiel Fournisseurs » avec informations fournisseurs
  • Lier la colonne Fournisseur de la bibliothèque Factures au référentiel
  • Cascade de données : auto-complétion du SIRET, adresse selon le fournisseur

Vues optimisées pour le suivi :

  • Vue « Factures à valider » : filtrée sur Statut = « En attente validation »
  • Vue « Factures validées ce mois » : filtrée sur mois en cours et statut « Validée »
  • Vue « Factures par fournisseur » : regroupement par fournisseur
  • Vue « Tableau de bord » : synthèse avec totaux et indicateurs
  • Vue « Exceptions » : factures avec erreurs d’extraction

Règles de validation :

  • Validation automatique : montant TTC = montant HT + TVA
  • Empêcher la création manuelle (seul le flux automatisé peut créer)
  • Contrôle des formats de données

Permissions et sécurité :

  • Seuls les flux Power Automate peuvent créer des documents (compte de service)
  • Utilisateurs en lecture seule ou modification selon leur rôle
  • Permissions spécifiques pour les approbateurs
  • Accès restreint aux factures confidentielles (fournisseurs stratégiques)

Alertes et notifications :

  • Alertes automatiques pour les responsables quand une facture arrive
  • Notification de fin de traitement
  • Escalade si facture non traitée sous X jours

Intégration avec Power BI :

  • Connecter Power BI à la bibliothèque SharePoint
  • Créer un tableau de bord de suivi : nombre de factures par statut, montants, délais
  • Indicateurs de performance de l’automatisation : taux de réussite extraction, temps de traitement

Exercice pratique :

  • Configuration complète d’une bibliothèque SharePoint pour les factures automatisées
  • Création des types de contenu et métadonnées
  • Mise en place des vues de suivi
  • Configuration des permissions

Bénéfices pratiques : SharePoint parfaitement structuré pour accueillir les documents automatisés, traçabilité complète du processus et capacité à suivre l’activité documentaire en temps réel.

Intégrer l’humain dans la boucle pour les cas complexes

Aucune IA n’est parfaite. Il est essentiel de prévoir des mécanismes de validation humaine pour les cas où l’extraction n’est pas suffisamment fiable, ainsi que pour gérer les exceptions.

Stratégie de validation hybride IA + Humain :

  • Principe du « Human in the Loop » (HITL)
  • Définir les seuils de confiance pour l’extraction automatique vs validation
  • Cas nécessitant une validation humaine : confiance faible, montant élevé, nouveau fournisseur

Workflows d’approbation dans Power Automate :

  • Action « Démarrer et attendre une approbation »
  • Types d’approbation : approuver/rejeter, personnalisée
  • Approbations séquentielles vs parallèles
  • Approbations multi-niveaux selon règles métier (montants, départements)
  • Notifications aux approbateurs : email, Teams, mobile

Formulaires de validation personnalisés :

  • Créer un formulaire Power Apps pour valider et corriger les données extraites
  • Afficher le document original et les données extraites côte à côte
  • Permettre la correction manuelle des champs
  • Enregistrer les corrections dans SharePoint
  • Ré-entraîner le modèle IA avec les corrections (apprentissage continu)

Gestion des exceptions et erreurs :

  • Identifier les différents types d’erreurs possibles :
    • Extraction échouée (document illisible, format non supporté)
    • Données extraites aberrantes (montants négatifs, dates dans le futur)
    • Fournisseur non reconnu
    • Doublon détecté
    • Facture sans bon de commande associé

Workflows de traitement des exceptions :

  • Créer une bibliothèque SharePoint « Exceptions »
  • Router automatiquement les documents en erreur vers cette bibliothèque
  • Notifier l’équipe support pour traitement manuel
  • Tableau de bord des exceptions pour suivi
  • Processus d’analyse des causes racines

Alertes et escalades :

  • Notification immédiate si exception critique
  • Escalade automatique si exception non traitée sous 24h
  • Statistiques des exceptions : identifier les patterns récurrents

Amélioration continue du modèle IA :

  • Analyser les corrections manuelles effectuées
  • Identifier les types de documents posant problème
  • Enrichir le jeu d’entraînement avec ces documents
  • Ré-entraîner régulièrement le modèle (mensuel)
  • Suivre l’évolution de la précision dans le temps

Boucle de feedback utilisateurs :

  • Permettre aux utilisateurs de signaler des problèmes
  • Collecte des retours via Forms ou Teams
  • Traitement des suggestions d’amélioration

Sécurité et conformité :

  • Traçabilité des validations humaines : qui a validé quoi et quand
  • Historique d’audit complet
  • Conservation des preuves de validation (conformité légale)
  • Séparation des tâches : extraction ≠ validation ≠ comptabilisation

Exercice pratique :

  • Créer un workflow d’approbation avec validation humaine
  • Configurer les seuils de confiance
  • Tester le processus d’exception
  • Simuler une correction et un ré-entraînement

Bénéfices pratiques : système robuste combinant efficacité de l’IA et contrôle humain, gestion maîtrisée des erreurs et amélioration continue du taux de réussite de l’automatisation.

Connecter la GED automatisée avec vos outils métiers (ERP, CRM, comptabilité)

La véritable valeur de l’automatisation documentaire se révèle lorsqu’elle s’intègre dans votre écosystème IT existant pour créer un flux de données transparent de bout en bout.

Cartographie des systèmes à intégrer :

  • Identifier les systèmes sources et destinations de données
  • ERP (SAP, Dynamics 365, Sage, Cegid, etc.)
  • Logiciel de comptabilité (Sage, Cegid, QuickBooks)
  • CRM (Dynamics 365, Salesforce)
  • Outils de signature électronique (DocuSign, Adobe Sign)
  • Système de gestion des achats / fournisseurs

Connecteurs Power Automate :

  • Connecteurs standards Microsoft (Dynamics 365, SAP, SharePoint, etc.)
  • Connecteurs premium (Salesforce, SAP, Oracle)
  • Connecteurs personnalisés pour applications métier spécifiques
  • API REST et webhooks pour systèmes propriétaires

Cas d’usage : Export automatique des factures vers l’ERP

Workflow complet :

  1. Facture extraite et validée dans SharePoint
  2. Power Automate récupère les données
  3. Transformation des données au format attendu par l’ERP
  4. Vérification de l’existence du fournisseur dans l’ERP
  5. Création automatique de la pièce comptable dans l’ERP
  6. Mise à jour du statut dans SharePoint : « Exportée vers ERP »
  7. Notification au comptable

Gestion du référentiel fournisseurs :

  • Synchronisation bi-directionnelle SharePoint <-> ERP
  • Création automatique d’un nouveau fournisseur si non existant
  • Workflow de validation pour nouveaux fournisseurs

Réconciliation avec bons de commande :

  • Rechercher automatiquement le bon de commande associé à la facture (par N°)
  • Vérifier la cohérence : fournisseur, montant, articles
  • Alerter si écarts détectés (montant différent, articles manquants)
  • Processus de rapprochement 3-way match : BC / Réception / Facture

Signature électronique automatisée :

  • Pour les contrats extraits et classifiés automatiquement
  • Envoi automatique pour signature via DocuSign / Adobe Sign
  • Suivi du statut de signature
  • Archivage automatique du document signé dans SharePoint

Intégration avec Microsoft Dynamics 365 :

  • Création automatique d’une opportunité dans Dynamics CRM depuis un devis reçu
  • Mise à jour du compte fournisseur avec les nouvelles factures
  • Synchronisation des contacts et des transactions

Web Services et API REST :

  • Appeler une API REST depuis Power Automate
  • Authentification : OAuth, clés API, certificats
  • Parser les réponses JSON/XML
  • Gérer les erreurs d’API (timeouts, limites de débit)

Dataverse comme hub de données :

  • Utiliser Dataverse pour centraliser les données extraites
  • Créer des tables Dataverse : Factures, Fournisseurs, Contrats
  • Exploiter les relations entre tables
  • Avantages : performances, relations, sécurité avancée

Sécurité des intégrations :

  • Authentification sécurisée : ne jamais coder les mots de passe en dur
  • Utiliser Azure Key Vault pour stocker les secrets
  • Connexions de service dédiées (comptes techniques)
  • Audit des accès et des flux de données

Tests et mise en production :

  • Environnements de développement, test, production
  • Tests unitaires de chaque connecteur
  • Tests d’intégration de bout en bout
  • Plan de rollback en cas de problème

Exercice pratique :

  • Configurer une connexion vers un système externe (simulation avec une API de démonstration)
  • Créer un flux d’export de données depuis SharePoint vers un système tiers
  • Gérer les erreurs et les retry

Bénéfices pratiques : écosystème IT complètement intégré, flux de données automatisé de bout en bout, élimination des ressaisies et des ruptures de média, et vision unifiée des données.

Piloter et améliorer continuellement vos processus automatisés

Une fois la solution déployée, il est crucial de suivre ses performances, identifier les axes d’amélioration et optimiser le ROI.

Tableaux de bord Power BI pour le monitoring :

  • Créer un rapport Power BI connecté à SharePoint et Dataverse
  • KPIs essentiels :
    • Nombre de documents traités par jour/semaine/mois
    • Taux de réussite de l’extraction automatique
    • Temps moyen de traitement par document
    • Taux d’exceptions et types d’erreurs
    • Délai moyen de validation humaine
    • Économies réalisées (heures-homme économisées)

Indicateurs de performance de l’IA :

  • Précision (accuracy) du modèle IA
  • Score de confiance moyen par champ extrait
  • Évolution de la précision dans le temps
  • Comparaison avant/après ré-entraînement

Analytique Power Automate :

  • Centre d’administration Power Automate
  • Historique d’exécution des flux
  • Taux de réussite / échec
  • Durée moyenne d’exécution
  • Consommation de crédits AI Builder
  • Identifier les goulots d’étranglement (actions lentes)

Audit et conformité :

  • Journalisation de toutes les opérations
  • Traçabilité : qui a extrait / validé / modifié chaque document
  • Rapports d’audit pour conformité RGPD
  • Conservation des preuves de traitement

Optimisation des coûts :

  • Analyser la consommation de crédits AI Builder
  • Identifier les flux coûteux
  • Optimiser les modèles pour réduire la consommation
  • Utiliser le cache pour éviter les appels répétés
  • Évaluer le ROI : coût de la solution vs économies réalisées

Amélioration continue :

  • Analyse des exceptions récurrentes : patterns à corriger
  • Feedback des utilisateurs : enquêtes de satisfaction
  • Ré-entraînement mensuel des modèles IA avec nouvelles données
  • Ajout de nouvelles fonctionnalités selon besoins émergents
  • Veille technologique : nouvelles capacités AI Builder

Méthodologie Kaizen appliquée à l’IA :

  • Cycles d’amélioration continue courts (sprints de 2 semaines)
  • Mesurer l’impact de chaque modification
  • Quick wins vs améliorations structurelles

Gouvernance de la solution :

  • Définir les rôles et responsabilités (propriétaire, mainteneur, support)
  • Documentation à jour des flux et modèles
  • Processus de change management pour les évolutions
  • Formation continue des équipes

Exercice pratique :

  • Créer un tableau de bord Power BI simple de suivi de l’automatisation
  • Analyser les données d’exécution d’un flux
  • Identifier des axes d’optimisation

Bénéfices pratiques : visibilité complète sur les performances de l’automatisation, amélioration continue du ROI et capacité à justifier l’investissement auprès de la direction.

Garantir la sécurité et la conformité légale de votre GED automatisée

La manipulation automatisée de documents sensibles (factures, contrats) impose des exigences strictes en matière de sécurité et de conformité réglementaire.

Sécurité des flux Power Automate :

  • Authentification des flux : connexions vs connexions de service
  • Permissions minimales (principe du moindre privilège)
  • Isolement des environnements (dev, test, prod)
  • Chiffrement des données en transit et au repos
  • Audit des accès aux flux

Protection des données sensibles :

  • Étiquettes de confidentialité Microsoft Purview
  • Classification automatique des documents selon contenu
  • DLP (Data Loss Prevention) : empêcher le partage non autorisé
  • Chiffrement des factures contenant des données bancaires

Conformité RGPD :

  • Traitement automatisé de données personnelles : informer les personnes concernées
  • Droit à l’effacement : processus de suppression des données
  • Registre des traitements automatisés
  • Analyse d’impact sur la protection des données (AIPD)

Archivage et rétention :

  • Politiques de rétention automatiques dans SharePoint
  • Conservation légale des factures (10 ans)
  • Gel juridique (legal hold) en cas d’audit ou contentieux
  • Suppression automatique après expiration

Traçabilité et audit :

  • Journalisation de toutes les opérations d’extraction et de validation
  • Qui a accédé à quels documents et quand
  • Historique des modifications de métadonnées
  • Preuves opposables en cas de litige

Intégrité des documents :

  • Hash cryptographique des fichiers pour détecter les modifications
  • Horodatage qualifié pour certains documents légaux
  • Signature électronique avancée ou qualifiée selon contextes

Gestion des incidents :

  • Que faire si une fuite de données est suspectée
  • Notification à la CNIL sous 72h si nécessaire
  • Plan de continuité d’activité (PCA) si les flux tombent
  • Procédures de restauration

Certifications et normes :

  • ISO 27001 : système de management de la sécurité de l’information
  • SOC 2 : contrôles de sécurité et disponibilité
  • Conformité Microsoft : où sont stockées les données (datacenters européens)

Bonnes pratiques de sécurité :

  • Revue régulière des permissions SharePoint
  • Rotation des clés API et secrets
  • Tests de pénétration et audits de sécurité
  • Formation des utilisateurs aux risques (phishing, social engineering)

Exercice pratique :

  • Appliquer une étiquette de confidentialité à une bibliothèque SharePoint
  • Configurer une politique de rétention
  • Consulter les journaux d’audit

Bénéfices pratiques : conformité réglementaire assurée, protection robuste des données sensibles, tranquillité d’esprit juridique et capacité à répondre aux audits.

Déployer des solutions complètes sur des cas d’usage réels

Ce module final est entièrement consacré à la mise en pratique sur des projets réels, adaptés aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Atelier 1 : Automatisation complète du processus Procure-to-Pay (P2P)

Workflow complet de A à Z :

  1. Réception bon de commande (BC) par email
  2. Extraction automatique : fournisseur, articles, quantités, prix
  3. Création BC dans SharePoint avec métadonnées
  4. Réception marchandise : scan du bon de livraison (BL)
  5. Extraction données BL et rapprochement avec BC
  6. Réception facture fournisseur par email
  7. Extraction données facture
  8. Rapprochement automatique BC / BL / Facture (3-way match)
  9. Si OK : validation automatique et envoi vers ERP pour paiement
  10. Si KO : alerte et processus de résolution d’écarts

Technologies utilisées :

  • AI Builder : modèles d’extraction pour BC, BL, factures
  • Power Automate : orchestration du flux complet
  • SharePoint : stockage et métadonnées
  • Power Apps : application mobile pour scan des BL par les magasiniers
  • Intégration ERP pour export des factures validées

Atelier 2 : Gestion automatisée des contrats et signatures

Workflow :

  1. Contrat reçu par email ou uploadé dans SharePoint
  2. Classification automatique : type de contrat (CDI, CDD, prestation, NDA, etc.)
  3. Extraction métadonnées : parties, dates, montants, clauses importantes
  4. Routing vers le bon service (RH, juridique, achats)
  5. Workflow de validation multi-niveaux
  6. Envoi automatique pour signature électronique (DocuSign)
  7. Suivi du statut de signature
  8. Archivage du contrat signé avec métadonnées enrichies
  9. Rappels automatiques avant échéances (renouvellement, résiliation)

Atelier 3 : Traitement de réclamations clients automatisées

Workflow :

  1. Email client avec réclamation reçu
  2. Classification de la réclamation : type (produit défectueux, retard livraison, facturation)
  3. Extraction des informations : N° commande, produit concerné, nature du problème
  4. Recherche automatique de la commande dans le CRM
  5. Création d’un ticket de support
  6. Routing vers le bon département
  7. Workflow de résolution avec SLA (réponse sous 24h)
  8. Email automatique au client avec N° de ticket

Atelier 4 : Automatisation RH – Notes de frais et demandes de congés

Workflow notes de frais :

  1. Collaborateur scanne ses tickets de caisse via app mobile
  2. OCR et extraction : date, montant, fournisseur, catégorie
  3. Consolidation automatique dans un formulaire de note de frais
  4. Calcul automatique des remboursements kilométriques
  5. Validation manager
  6. Export vers système de paie

Projet libre personnalisé :

Les participants travaillent sur un cas d’usage spécifique à leur entreprise :

  • Phase 1 : Expression du besoin et définition du périmètre
  • Phase 2 : Architecture de la solution (schéma, technologies)
  • Phase 3 : Création des modèles AI Builder adaptés
  • Phase 4 : Développement des flux Power Automate
  • Phase 5 : Configuration SharePoint
  • Phase 6 : Tests et ajustements
  • Phase 7 : Documentation et plan de déploiement

Présentation des projets : Chaque participant (ou groupe) présente sa solution aux autres :

  • Problématique métier
  • Solution développée
  • Démonstration en live
  • ROI estimé
  • Retour d’expérience et difficultés rencontrées

Best practices et retours d’expérience :

  • Erreurs courantes à éviter
  • Astuces et raccourcis
  • Ressources communautaires
  • Où trouver de l’aide après la formation

Bénéfices pratiques : les participants repartent avec une solution concrète déployable dans leur entreprise, une expérience pratique sur des cas complexes et la confiance pour mener à bien leurs projets d’automatisation.

Méthode pédagogique

Avec plus de 20 ans d’expérience et 150 professionnels formés ces 3 dernières années, notre approche allie théorie et pratique pour garantir une montée en compétences rapide et durable :

🎯 Formation 100% personnalisée : travail sur vos propres documents et processus métiers
💻 70% de pratique : exercices et ateliers pratiques tout au long de la formation
🏗️ Apprentissage par projet : construction d’une solution complète de A à Z
🤝 Groupes très restreints : maximum 4 à 6 participants pour un accompagnement individuel approfondi 

📍 Dans vos locaux à Nice et dans toute la région PACA (Antibes-Sophia Antipolis, Marseille, Monaco,  Aix-en-Provence) : accès à votre environnement Microsoft 365 réel

📚 Documentation exhaustive : guides techniques, templates de workflows, checklist de déploiement
🛠️ Livrables concrets : modèles IA entraînés, workflows configurés, documentation projet
🔄 Accompagnement post-formation : 6 mois de support technique pour vous aider dans le déploiement
👨‍🏫 Formateurs experts : consultants Microsoft certifiés avec expérience terrain en IA et automatisation

Durée et organisation

Durée et organisation

Durée standard : 4 jours (28 heures) – modulable selon vos besoins et votre niveau

Format possible :

  • Format intensif : 4 jours consécutifs pour une immersion totale
  • Format échelonné : 8 demi-journées sur 4 semaines pour faciliter l’assimilation
  • Format projet : 3 jours de formation + 2 jours d’accompagnement sur votre projet réel
  • Format à la carte : modules spécifiques selon vos besoins (AI Builder uniquement, Power Automate avancé, etc.)

Prérequis matériel :

  • Licence Microsoft 365 E3, E5 ou Power Automate Premium (incluant AI Builder)
  • Accès administrateur à SharePoint et Power Platform
  • Documents réels à utiliser pour entraîner les modèles (factures, contrats, etc.)
  • Un ordinateur par participant avec accès à Microsoft 365

Public par session :

  • Session « Équipe projet complète » : DSI + admins + métiers ensemble
  • Session « Experts techniques » : administrateurs et développeurs citizen developer

Rythme : 9h-12h30 / 13h30-17h (avec pauses régulières)

Lieu : directement dans vos locaux en région PACA (priorité Antibes-Sophia Antipolis, mais nous intervenons aussi à Nice, Cannes, Monaco, Marseille, Aix-en-Provence, Toulon…)

Seance de formation Sharepoint a Nice

Résultats attendus et ROI

À l’issue de cette formation et du déploiement de la solution, votre entreprise bénéficiera de :

⏱️ -80% de temps de traitement manuel des documents (factures, contrats, formulaires)
🎯 95%+ de précision d’extraction automatique des données après entraînement
💰 ROI de 300 à 500% dans la première année (économies de ressources humaines)
📊 100% de traçabilité : toutes les opérations loguées et auditables
🚀 Traitement en moins de 5 minutes d’un document de sa réception à son archivage
❌ -90% d’erreurs de saisie grâce à l’extraction automatique
📈 Scalabilité : capacité à traiter des milliers de documents par mois sans embauche
😊 Satisfaction utilisateurs : libération des tâches répétitives pour se concentrer sur le métier

Exemples de ROI concrets :

PME (50 personnes) traitant 500 factures/mois :

  • Avant : 15 min/facture en moyenne = 125h/mois = 1500h/an
  • Après : 2 min/facture (validation uniquement) = 16h/mois = 200h/an
  • Gain : 1300 heures/an = 0,8 ETP libéré
  • Coût solution : ~5000€/an (licences AI Builder)
  • Économie : ~30 000€/an (salaire comptable)
  • ROI : 600% la première année

Groupe industriel (200 personnes) traitant 2000 factures/mois :

  • Gain : 5000+ heures/an
  • ROI : 800%+ sur 3 ans

Certification Qualiopi et prise en charge

Adigit est un organisme de formation certifié Qualiopi (NDA : 93060746406), garantissant la qualité de nos programmes et leur éligibilité au financement par les OPCO (Opérateurs de Compétences).

Financement possible :

  • Prise en charge OPCO pour les entreprises cotisantes
  • Plan de développement des compétences
  • Financement dans le cadre de projets de transformation digitale

Tarification : Un devis personnalisé est établi en fonction de la durée et du format de la formation, du nombre de participants, du niveau d’accompagnement post‑formation souhaité ainsi que des éventuels déplacements hors Alpes‑Maritimes.

Informations pratiques

Public concerné : DSI, administrateurs Microsoft 365, experts Power Platform, chefs de projet transformation digitale, responsables comptables/contrôle de gestion

Prérequis obligatoires :

  • Connaissances avancées de SharePoint (ou avoir suivi notre Formation SharePoint et GED)
  • Connaissances de base de Power Automate (ou avoir suivi notre Formation Microsoft 365 pour les utilisateurs)
  • Licence Microsoft 365 incluant AI Builder (E3/E5 ou Premium)

Effectif : 3 à 6 personnes maximum par session (garantit un accompagnement individuel approfondi)

Délai d’accès : formation planifiable sous 3 semaines (incluant la phase de préparation)

Accessibilité : nous adaptons nos formations aux personnes en situation de handicap – contactez notre référent handicap Patrick Bellanti ([email protected])

Évaluation des compétences :

  • Audit de vos processus documentaires actuels en amont
  • Test de positionnement technique en début de formation
  • Exercices pratiques évalués tout au long de la formation
  • Projet final : solution complète d’automatisation déployable
  • Évaluation finale des acquis techniques
  • Attestation de formation et certificat de compétences remis

Matériel et accès requis :

  • Environnement Microsoft 365 avec AI Builder activé
  • Accès administrateur Power Platform et SharePoint
  • Documents réels pour entraînement (10-20 factures par exemple)
  • Connexion internet stable et performante
  • Un ordinateur par participant
  • Écran de projection pour les démonstrations
Seance de formation Sharepoint a Marseille

Pourquoi choisir Adigit pour votre formation IA et automatisation documentaire ?

✅ Expertise technique reconnue : 20 ans d’expérience Microsoft, experts Power Platform et AI Builder
✅ Approche orientée ROI : nous calculons avec vous les gains attendus
✅ Formation ultra-personnalisée : travail sur vos vrais documents et processus
✅ Accompagnement projet complet : de la formation au déploiement en production
✅ Certification Qualiopi : qualité garantie et financement facilité
✅ Support post-formation étendu : 6 mois d’assistance technique inclus
✅ Partenaire Microsoft Gold : accès aux dernières innovations IA
✅ Retours d’expérience terrain : nous avons déployé ces solutions chez des dizaines de clients
✅ Proximité PACA : basés à Antibes-Sophia Antipolis, intervention rapide
✅ Vision end-to-end : nous intégrons votre solution dans l’écosystème IT complet

Demander un devis OPCO
Formation-entreprise-Power-Automate-a-Marseille

Tout savoir sur le financement et la certification Qualiopi

Votre organisme est-il certifié Qualiopi ?

Oui, ADIGIT est certifié Qualiopi pour les actions de formation. Cette certification garantit la qualité de nos prestations et permet le financement par les OPCO

Quel est votre numéro de déclaration d’activité (NDA) ?

Notre NDA est 93060746406, enregistré auprès de la DREETS. C’est ce numéro qui identifie officiellement notre organisme de formation.

Les formations Microsoft 365 sont-elles finançables par les OPCO ?

Oui, grâce à notre certification Qualiopi, nos formations sont finançables par les principaux OPCO (Atlas, AKTO, OPCO EP, etc.).

Où se déroulent vos formations SharePoint Online en PACA ?

Nous proposons des sessions à Marseille, Nice, Toulon, Aix-en-Provence et Sophia-Antipolis, ainsi qu’en distanciel.

Quels modules Sharepoint proposez-vous ?

Notre parcours recommandé pour cette formation "Gestion documentaire complète" est le suivant: 1. Microsoft 365 pour les utilisateurs (2 jours) 2. SharePoint Online et GED (3 jours) ← Vous êtes ici 3. Power Automate workflows documentaires (1 jour) 4. Sécurité et conformité documentaire (1 jour)

Proposez-vous des formations de différents niveaux ?

Oui, nous proposons des modules adaptés à différents niveaux : initiation pour les débutants, perfectionnement pour les utilisateurs confirmés, et expert pour les professionnels souhaitant maîtriser l' IA & Automatisation – Extraction intelligente de données et GED automatisée avec SharePoint.

Témoignages clients

PME industrielle à Carros Directeur Financier

Nous traitions manuellement 800 factures fournisseurs par mois, soit 2 ETP à temps plein. Après la formation Adigit et le déploiement de la solution d'extraction IA, nous avons automatisé 85% du processus. ROI atteint en 6 mois. Une révolution pour notre service comptabilité.

Groupe de cabinets d'avocats à Nice DSI

Formation technique de très haut niveau. Le formateur maîtrise parfaitement AI Builder et Power Automate. Nous avons construit pendant la formation notre première solution d'automatisation de contrats qui est en production depuis 3 mois. Gain de temps énorme."

Entreprise de logistique à Marseille Responsable Transformation Digitale

Investissement rentabilisé dès les premiers mois. Nous avons déployé l'automatisation des factures, puis étendu à d'autres processus : bons de livraison, notes de frais, réclamations clients. Notre équipe IT est maintenant autonome pour créer de nouveaux workflows automatisés

Laboratoire pharmaceutique à Sophia-Antipolis Chef de projet IT

Excellent accompagnement projet. Adigit ne s'est pas arrêté à la formation, ils nous ont aidés pendant 6 mois à déployer notre GED automatisée en production. Aujourd'hui nous traitons 2000 documents/mois de manière quasi-automatique

Nos formations sur mesure et nos formations complémentaires

Pour maximiser votre transformation digitale et exploiter pleinement l’écosystème Microsoft 365, découvrez nos autres formations :

Prérequis recommandés (si non maîtrisés) :

Pour aller plus loin :

  • Formation Power Automate avancée – Créer des workflows complexes et des intégrations avancées
  • Formation Power Apps – Créer des applications métier personnalisées pour vos processus
  • Formation Power BI – Créer des tableaux de bord de pilotage de vos processus automatisés
  • Formation Sécurité Microsoft 365 – Approfondir la sécurité et la conformité (Purview, DLP, étiquettes de confidentialité)
  • Formation Dynamics 365 – Intégrer votre GED automatisée avec votre CRM/ERP

Parcours recommandé “Expert Automatisation Microsoft 365” :

  1. Microsoft 365 pour les utilisateurs (2 jours) – Maîtriser les outils essentiels (Teams, OneDrive, Outlook, etc.) pour travailler efficacement au quotidien.
  2. SharePoint Online et GED (3 jours) – Structurer, organiser et gérer vos documents dans un environnement collaboratif moderne.
  3. IA et automatisation documentaire (4 jours) – Mettre en place l’extraction intelligente, la classification automatique et les workflows IA pour vos documents.
  4. Power Automate avancé (2 jours) – Concevoir des automatisations complexes, intégrer des services externes et optimiser vos processus métier.
  5. Power Apps citizen developer (2 jours) – Créer des applications métier simples et efficaces sans écrire de code, adaptées à vos besoins internes.

Durée totale du parcours : 13 jours

Profil cible : Professionnels souhaitant devenir experts de l’automatisation et créateurs de solutions métier no‑code/low‑code.

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En plus des formations, nous déployons vos solutions d'automatisation IA de A à Z

Adigit vous accompagne sur l’ensemble du cycle de vie de votre projet d’automatisation documentaire :

  • Audit et conseil : analyse de vos processus, calcul de ROI, faisabilité technique
  • Conception de la solution : architecture, choix technologiques, workflows
  • Développement : création des modèles IA, développement des flux Power Automate, configuration SharePoint
  • Entraînement des modèles IA : avec vos documents réels pour une précision optimale
  • Tests et recette : validation en conditions réelles avant déploiement
  • Déploiement en production : mise en production progressive et sécurisée
  • Formation des utilisateurs finaux : adoption facilitée de la nouvelle solution
  • Support et maintenance : assistance quotidienne, monitoring, optimisation continue
  • Amélioration continue : ré-entraînement des modèles, ajout de fonctionnalités

Formule clé en main disponible : de la formation de votre équipe au déploiement complet de la solution, nous gérons l’ensemble du projet.

Certifié Qualiopi – Partenaire Microsoft SILVER – 20 ans d'expérience – Expert en Gestion Électronique de Documents De Nice à Marseille, de Toulon à Monaco, nous formons et accompagnons les entreprises PACA dans leur transformation digitale. .

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